Rekayasa Sistem Informasi : Perpusatakaan

PEMBAHASAN I
PENDAHUHLUAN

Sekolah Menengah Kejuruan Persatuan Guru Republik Indonesia I Palembang atau sering disingkat dengan SMK PGRI I Palembang, merupakan salah satu sekolah swasta yang ada di Palembang dan merupakan salah satu sekolah swasta favorit bagi para pelajar yang telah tamat dari pendidikan SLTP namun tidak diterima di sekolah negeri.
Guna menunjuang aktifitas pendidikan yang terdapat di SMK PGRI I Palembang, pihak Yayasan dan Kepala Sekolah bekerjama menyediakan satu ruangan perpustakaan yang bisa digunakan oleh pelajar untuk mencari bahan-bahan materi yang berkaitan dengan pelajaran yang diberikan oleh guru di kelas. Kondisi buku yang banyak, menjadi modal bagi pengelola perpustakaan untuk memberikan pelayanan yang sangat baik bagi pelajar yang telah menjadi anggota untuk dapat memilih dan kemudian meminjam buku sesuai dengan yang diinginkan.
Jika seorang pelajar ingin menjadi anggota perpustakaan, maka pelajar tersebut harus mengisi formulir pendaftaran terlebih dahulu serta memberikan uang pendaftaran. Setelah pelajar mengisi formulir pendaftaran dan memberikan uang pendaftaran, maka pelajar akan menjadi anggota dan berhak menerima kartu tanda anggota dari pihak Pustakawan dan dibolehkan melakukan transaksi peminjaman buku yang dimiliki oleh perpustakaan.
Setelah memiliki kartu anggota, apabila pelajar ingin melakukan peminjaman buku, maka anggota harus mencari terlebih dahulu buku yang diinginkan dan apabila telah ditemukan serta diserahkan kepada pihak pustakawan, maka pihak Pustakawan akan mencatat transaksi peminjaman pada buku catatan dan juga pada kertas yang terletak pada di buku yang dipinjam oleh anggota.
Kemudian, apabila buku akan dikembalikan oleh anggota, maka pihak Pustakawan akan mencatat pada buku catatan transaksi pengembalian buku



Apabila buku yang dipinjam telah dikembalikan atau hilang, maka pihak pustakawan mencatan denda yang didapatkan dari anggota pada buku catatan denda.
Terakhir, apabila Pimpinan perpustakaan memerlukan laporan, maka Pustakawan harus mengetik terlebih dahulu data-data yang ada dengan menggunakan aplikasi pengolah data atau aplikasi pengolah angka dan kemudian dicetak. Setelah dicetak, baru laporan tersebut diberikan kepada Pimpinan perpustakaan.
Secara umum, sistem yang berjalan saat ini sudah baik. Namun, seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat dan bermanfaat bagi manusia, sistem ini seharusnya sudah disandingkan dengan penggunaan Sistem Informasi yang memanfaatkan perkembangan teknologi informasi sehingga aktifitas perpustakaan dapat berjalan dengan cepat dan juga efisien.
Sistem Informasi Perpustakaan akan memberikan kemudahan bagi calon anggota untuk melakukan pendaftaran, mencari koleksi buku, dan juga melakukan pemesanan peminjaman buku. Selain itu, sistem informasi juga memberikan kemudahan bagi Pustakawan untuk memasukan data buku, mencatat proses transaksi peminjaman dan pengembalian buku, serta proses pembuatan laporan apabila suatu saat dibutuhkan oleh Pimpinan perpustakaan.
 


PEMBAHASAN II
PENDEKATAN SISTEM

Berikut ini merupakan langkah-langkah dari Pendekatan Sistem yang dilakukan dengan tujuan untuk menentukan mengapa pengunjung Perpustakaan SMK PGRI I Palembang, belum terlalu ramai.
I.      Tahap Persiapan
1.1   Memandang Organisasi Sebagai Sistem
        Input                   :    Buku, Anggota, Pustakawan
Output                :    Peminjaman Buku, Pengembalian Buku, Laporan Daftar Buku, Laporan Daftar Anggota, Laporan Daftar Pustakawan, Laporan Daftar Peminjaman, Laporan Daftar Pengembalian, dan Laporan Daftar Denda.
Pengendalian       :    Pimpinan mengerjakan fungsi pengendalian
Informasi             :    Digunakan untuk pengendalian
1.2   Mengenali Lingkungan Sistem
·                Mempelajari tentang perkembangan terbaru mengenai buku
·                Menelaah peraturan pemerintah
·                Mempelajari kebutuhan dari pelajar mengenai buku-buku yang mereka gunakan
·                Mengunjungi beberapa perpustakaan besar.
·                Membaca laporan tahunan perpustakaan untuk mempelajari kondisi keuangan Perpustakaan
1.3   Mengidentifikasi Subsistem Organisasi
Meminta Pustakawan untuk memberikan salinan bagan organisasi Perpustakaan dan manuali kebijakan perpustakaan.
 

II.     Tahap Pendefinisian
2.1   Pendefinisian dari Sistem hingga Subsistem
2.2   Analisis bagian-bagian sistem secara berurutan
·           Mewawancarai Pustakawan
·           Meminta salinan tujuan dan standar kinerja Pustakawan
·           Mendapatkan print-out yang menunjukkan seberapa baik standar tersebut tercapai.
·           Menemukan bahwa divisi yang paling mengalami kesulitan dalam mewujudkan tujuan perusahaan
·           Mendapatkan informasi lebih rinci mengenai standar dan ouput dari bagian tersebut.
·           Mendapatkan informasi tentang tim manajemen bagian tersebut
·           Memeriksa salinan dari kinerja tahunan
·           Sumber daya informasi yang ada berjumlah memadai dan Pustakawan memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperlukan.
·           Hardware dan Softwarenya, masih standar.
·           Pimpinan tidak mudah mendapatkan informasi yang diinginkan dan juga memerlukan waktu yang lama dalam proses pembuatan informasi.
·           Informasi mengenai buku-buku terbaru yang dinimati oleh pelajar dan berkaitan dengan pendidikan.

III.    Upaya mencari solusi
3.1   Identifikasi solusi alternatif
·           Meningkatkan Sistem Informasi Manajemen dengan memberikan pada Pustkawan yang bertanggung jawab mengelola proses peminjaman dan pengembalian buku.
·           Membentukan suatu bagian yang akan bertugas untuk mendapatkan informasi dan melakukan pengamatan mengenai minat baca para pelajar.
3.2   Evaluasi solusi alternatif
Keuntungan dan kerugian relatif dari solusi alternatif tersebut, dipertimbangkan.

3.3   Solusi terbaik
Pimpinan Perpustakaan memutuskan untuk menugaskan Pustakawan untuk menggunakan Sistem Informasi yang bisa digunakan untuk membantu aktifitas di Perpustakaan.
3.4   Implementasi solusi
Menerapkan suatu sistem yang membantu Pustakawan kapan saatnya mengumpulkan data baru dan memberikan hasil dari sistem dalam bentuk laporan secara berkala.
3.5   Tindak lanjut efektifitas solusi
Tim yang dibentuk, menetapkan suatu jadwal pembelajaran per tiga bulan yang menyertakan saran-saran dari pemakai.
 
PEMBAHASAN III
PEMECAHAN PERMASALAHAN

Sistem yang ada pada Perpustakaan SMK PGRI I Palembang pada saat ini, bisa dikatakan sudah baik, akan lebih baik lagi jika memanfaatkan perkembangan teknologi informasi yang berkembang pesat saat ini dengan menggunakan Sistem Informasi yang khusus diciptakan untuk membantu pihak perpustakaan dalam mengelola perpustakaan.
Sistem informasi perpustakaan diharapkan bisa membantu pihak perpustakaan dalam hal mencatatkan pustakawan, data buku, data anggota, data peminjaman buku, dan data pengembalian buku.
Selain itu, sistem informasi perpustakaan yang akan digunakan bisa membantu pustakawan dalam memberikan laporan kepada pimpinan perpustakaan sebagai bahan evaluasi. Adapun laporan-laporan yang bisa dihasilkan dari sistem informasi perpustakaan tersebut adalah laporan daftar pustakawan, laporan daftar buku yang ada di perpustakaan, laporan daftar anggota perpustakaan, laporan daftar buku yang dipinjam oleh anggota, laporan daftar buku yang telah dikembalikan oleh anggota, dan laporan daftar denda yang didapatkan oleh perpustakaan dikarenakan anggota terlambat mengembalikan buku ataupun menghilangkan buku yang dipinjam.
Laporan-laporan tersebut bisa dirincikan lagi sesuai dengan kebutuhan dari perpustakaan yang dibicarakan dengan pihak
pengembang sistem informasi tersebut. Laporan daftar anggota, bisa dirincikan lagi berdasarkan jurusan, berdasarkan kelas, dan berdasarkan tempat tinggal anggota.
Selain itu, pimpinan perpustakaan bisa juga mendapatkan laporan daftar buku yang terdapat di perpustakaan berdasarkan kategori buku, berdasarkan penerbit, dan berdasarkan tahun terbit jika menggunakan sistem informasi perpustakaan.
Bagi anggota perpustakaan, sistem informasi perpustakaan bisa membantu mereka untuk mendapatkan informasi mengenai koleksi buku yang terdapat pada perpustakaan tersebut sehingga waktu yang ada, tidak terbuang percuma jika dibandingkan dengan anggota yang terlebih dahulu mencari buku pada rak buku yang terdapat di perpustakaan.
Jadi, kehadiran Sistem Informasi Perpustakaan memang sangat penting dalam mendukung aktifitas yang terdapat pada perpustakaan SMK PGRI I Palembang sehingga semua aktifitas berjalan dengan efektif, efisien, dan juga memberikan keuntungan bagi Perpustakaan SMK PGRI I Palembang.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar