PEMBAHASAN I
PENDAHUHLUAN
Sekolah
Menengah Kejuruan Persatuan Guru Republik Indonesia I Palembang atau sering
disingkat dengan SMK PGRI I Palembang, merupakan salah satu sekolah swasta yang
ada di Palembang dan merupakan salah satu sekolah swasta favorit bagi para
pelajar yang telah tamat dari pendidikan SLTP namun tidak diterima di sekolah
negeri.
Guna
menunjuang aktifitas pendidikan yang terdapat di SMK PGRI I Palembang, pihak
Yayasan dan Kepala Sekolah bekerjama menyediakan satu ruangan perpustakaan yang
bisa digunakan oleh pelajar untuk mencari bahan-bahan materi yang berkaitan
dengan pelajaran yang diberikan oleh guru di kelas. Kondisi buku yang banyak,
menjadi modal bagi pengelola perpustakaan untuk memberikan pelayanan yang
sangat baik bagi pelajar yang telah menjadi anggota untuk dapat memilih dan
kemudian meminjam buku sesuai dengan yang diinginkan.
Jika
seorang pelajar ingin menjadi anggota perpustakaan, maka pelajar tersebut harus
mengisi formulir pendaftaran terlebih dahulu serta memberikan uang pendaftaran.
Setelah pelajar mengisi formulir pendaftaran dan memberikan uang pendaftaran,
maka pelajar akan menjadi anggota dan berhak menerima kartu tanda anggota dari
pihak Pustakawan dan dibolehkan melakukan transaksi peminjaman buku yang
dimiliki oleh perpustakaan.
Setelah
memiliki kartu anggota, apabila pelajar ingin melakukan peminjaman buku, maka
anggota harus mencari terlebih dahulu buku yang diinginkan dan apabila telah
ditemukan serta diserahkan kepada pihak pustakawan, maka pihak Pustakawan akan
mencatat transaksi peminjaman pada buku catatan dan juga pada kertas yang
terletak pada di buku yang dipinjam oleh anggota.
Kemudian, apabila buku akan
dikembalikan oleh anggota, maka pihak Pustakawan akan mencatat pada buku
catatan transaksi pengembalian buku
Apabila
buku yang dipinjam telah dikembalikan atau hilang, maka pihak pustakawan
mencatan denda yang didapatkan dari anggota pada buku catatan denda.
Terakhir,
apabila Pimpinan perpustakaan memerlukan laporan, maka Pustakawan harus
mengetik terlebih dahulu data-data yang ada dengan menggunakan aplikasi
pengolah data atau aplikasi pengolah angka dan kemudian dicetak. Setelah
dicetak, baru laporan tersebut diberikan kepada Pimpinan perpustakaan.
Secara
umum, sistem yang berjalan saat ini sudah baik. Namun, seiring dengan
perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat dan bermanfaat bagi manusia,
sistem ini seharusnya sudah disandingkan dengan penggunaan Sistem Informasi yang
memanfaatkan perkembangan teknologi informasi sehingga aktifitas perpustakaan
dapat berjalan dengan cepat dan juga efisien.
Sistem
Informasi Perpustakaan akan memberikan kemudahan bagi calon anggota untuk
melakukan pendaftaran, mencari koleksi buku, dan juga melakukan pemesanan
peminjaman buku. Selain itu, sistem informasi juga memberikan kemudahan bagi Pustakawan
untuk memasukan data buku, mencatat proses transaksi peminjaman dan
pengembalian buku, serta proses pembuatan laporan apabila suatu saat dibutuhkan
oleh Pimpinan perpustakaan.
PEMBAHASAN II
PENDEKATAN SISTEM
Berikut
ini merupakan langkah-langkah dari Pendekatan Sistem yang dilakukan dengan
tujuan untuk menentukan mengapa pengunjung Perpustakaan SMK PGRI I Palembang,
belum terlalu ramai.
I. Tahap Persiapan
1.1 Memandang Organisasi Sebagai Sistem
Input : Buku, Anggota, Pustakawan
Output : Peminjaman Buku, Pengembalian Buku, Laporan Daftar Buku, Laporan
Daftar Anggota, Laporan Daftar Pustakawan, Laporan Daftar Peminjaman, Laporan
Daftar Pengembalian, dan Laporan Daftar Denda.
Pengendalian : Pimpinan
mengerjakan fungsi pengendalian
Informasi : Digunakan
untuk pengendalian
1.2 Mengenali Lingkungan Sistem
·
Mempelajari tentang
perkembangan terbaru mengenai buku
·
Menelaah peraturan
pemerintah
·
Mempelajari kebutuhan
dari pelajar mengenai buku-buku yang mereka gunakan
·
Mengunjungi beberapa
perpustakaan besar.
·
Membaca laporan
tahunan perpustakaan untuk mempelajari kondisi keuangan Perpustakaan
1.3 Mengidentifikasi Subsistem Organisasi
Meminta
Pustakawan untuk memberikan salinan bagan organisasi Perpustakaan dan manuali
kebijakan perpustakaan.
II. Tahap Pendefinisian
2.1 Pendefinisian dari Sistem hingga Subsistem
2.2 Analisis bagian-bagian sistem secara
berurutan
·
Mewawancarai
Pustakawan
·
Meminta salinan
tujuan dan standar kinerja Pustakawan
·
Mendapatkan print-out
yang menunjukkan seberapa baik standar tersebut tercapai.
·
Menemukan bahwa
divisi yang paling mengalami kesulitan dalam mewujudkan tujuan perusahaan
·
Mendapatkan informasi
lebih rinci mengenai standar dan ouput dari bagian tersebut.
·
Mendapatkan informasi
tentang tim manajemen bagian tersebut
·
Memeriksa salinan
dari kinerja tahunan
·
Sumber daya informasi
yang ada berjumlah memadai dan Pustakawan memiliki pengetahuan dan keahlian
yang diperlukan.
·
Hardware dan
Softwarenya, masih standar.
·
Pimpinan tidak mudah
mendapatkan informasi yang diinginkan dan juga memerlukan waktu yang lama dalam
proses pembuatan informasi.
·
Informasi mengenai
buku-buku terbaru yang dinimati oleh pelajar dan berkaitan dengan pendidikan.
III. Upaya mencari solusi
3.1 Identifikasi solusi alternatif
·
Meningkatkan Sistem
Informasi Manajemen dengan memberikan pada Pustkawan yang bertanggung jawab
mengelola proses peminjaman dan pengembalian buku.
·
Membentukan suatu
bagian yang akan bertugas untuk mendapatkan informasi dan melakukan pengamatan
mengenai minat baca para pelajar.
3.2 Evaluasi solusi alternatif
Keuntungan
dan kerugian relatif dari solusi alternatif tersebut, dipertimbangkan.
3.3 Solusi terbaik
Pimpinan
Perpustakaan memutuskan untuk menugaskan Pustakawan untuk menggunakan Sistem
Informasi yang bisa digunakan untuk membantu aktifitas di Perpustakaan.
3.4 Implementasi solusi
Menerapkan
suatu sistem yang membantu Pustakawan kapan saatnya mengumpulkan data baru dan
memberikan hasil dari sistem dalam bentuk laporan secara berkala.
3.5 Tindak lanjut efektifitas solusi
Tim
yang dibentuk, menetapkan suatu jadwal pembelajaran per tiga bulan yang
menyertakan saran-saran dari pemakai.
PEMBAHASAN III
PEMECAHAN
PERMASALAHAN
Sistem yang ada pada Perpustakaan SMK
PGRI I Palembang pada saat ini, bisa dikatakan sudah baik, akan lebih baik lagi
jika memanfaatkan perkembangan teknologi informasi yang berkembang pesat saat
ini dengan menggunakan Sistem Informasi yang khusus diciptakan untuk membantu
pihak perpustakaan dalam mengelola perpustakaan.
Sistem informasi perpustakaan
diharapkan bisa membantu pihak perpustakaan dalam hal mencatatkan pustakawan,
data buku, data anggota, data peminjaman buku, dan data pengembalian buku.
Selain itu, sistem informasi
perpustakaan yang akan digunakan bisa membantu pustakawan dalam memberikan
laporan kepada pimpinan perpustakaan sebagai bahan evaluasi. Adapun laporan-laporan
yang bisa dihasilkan dari sistem informasi perpustakaan tersebut adalah laporan
daftar pustakawan, laporan daftar buku yang ada di perpustakaan, laporan daftar
anggota perpustakaan, laporan daftar buku yang dipinjam oleh anggota, laporan
daftar buku yang telah dikembalikan oleh anggota, dan laporan daftar denda yang
didapatkan oleh perpustakaan dikarenakan anggota terlambat mengembalikan buku
ataupun menghilangkan buku yang dipinjam.
Laporan-laporan tersebut bisa dirincikan lagi sesuai
dengan kebutuhan dari perpustakaan yang dibicarakan dengan pihak
pengembang sistem informasi tersebut.
Laporan daftar anggota, bisa dirincikan lagi berdasarkan jurusan, berdasarkan
kelas, dan berdasarkan tempat tinggal anggota.
Selain itu, pimpinan perpustakaan bisa
juga mendapatkan laporan daftar buku yang terdapat di perpustakaan berdasarkan
kategori buku, berdasarkan penerbit, dan berdasarkan tahun terbit jika
menggunakan sistem informasi perpustakaan.
Bagi anggota perpustakaan, sistem
informasi perpustakaan bisa membantu mereka untuk mendapatkan informasi
mengenai koleksi buku yang terdapat pada perpustakaan tersebut sehingga waktu
yang ada, tidak terbuang percuma jika dibandingkan dengan anggota yang terlebih
dahulu mencari buku pada rak buku yang terdapat di perpustakaan.
Jadi, kehadiran Sistem Informasi
Perpustakaan memang sangat penting dalam mendukung aktifitas yang terdapat pada
perpustakaan SMK PGRI I Palembang sehingga semua aktifitas berjalan dengan
efektif, efisien, dan juga memberikan keuntungan bagi Perpustakaan SMK PGRI I
Palembang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar