ANALISIS PENGOLAHAN DATA KARYAWAN PADA PT BUKIT ASAM (persero) tbk, CABANG DERMAGA KERTAPATI PALEMBANG
A. Yani Ranius, Asvin suryadiUniversitas Bina Darma
Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang
Abstrak : Meningkatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, mengakibatkan peranan sistem informasi dalam kegiatan pemenuhan kebutuhan akan informasi yang akurat dan efisisen. Perkembangan tersebut menuntut adanya ilmu komputer yang dapat memberikan informasi pendataan karyawan secara transparan yang dibutuhkan oleh semua pihak. Peran serta teknologi informasi memudahkan untuk dapat menggunakan system informasi yang awalnya dikerjakan secara tidak terkomputerisasi yang terbatas jarak, waktu, tetapi dengan adanya suatu sistem teknologi informasi walaupun dengan jarak yang cukup jauh tidak akan menjadi hambatan untuk mendapatkan informasi yang akurat dan aktual. PT.Bukit Asam adalah perusahaan yang bergerak dibidang pertambangan batubara. Dalam menjalankan usahanya semua kegiatan harus dilakukan dengan maksimal, sehingga dapat berjalan dengan baik salah satunya adalah pengolahan data karyawan. pada PT. Bukit Asam. Sistem komputerisasi yang sekarang ini berjalan sudah baik dengan menggunakan system Aplikasi Ellipse Explorer, maka dari itu penulis menganalisis sistem data karyawan agar menjadi lebih baik.
Kata Kunci : Karyawan, Aplikasi Ellipse Explorer.
1. PENDAHULUAN
Berkembangnya ilmu pengetahuan selalu diiringi oleh kemajuan teknologi yang sangat dibutuhkan dalam pengolahan data. Agar proses pengolahan data dilakukan dengan cepat dan akurat maka digunakanlah komputer. Komputer merupakan media untuk memproses atau mengolah data, yaitu suatu proses menerima data sebagai masukan (input), dan memproses (procesing) menggunakan program tertentu dan mengeluarkan hasil proses data tersebut dalam bentuk informasi (output).
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis mencoba merumuskan masalah yang dapat menjadi pembahasan yang akan dijelaskan pada Tugas Akhir yaitu:
Bagaimana proses pengolahan data karyawan PT BA Cabang Dermaga Kertapati Palembang ?
1.3 Tujuan dan Manfaat penelitian
1.3.1 Tujuan penelitian
Adapun tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah mempelajari, mengamati, dan menganalisa bagaimana pengolahan data karyawan pada PT. Bukit Asam Cabang Dermaga Kertapati Palembang.
1.3.2 Metode Penelitian
. Penelitian Deskriptif
Penelitian deskriptif yaitu penelitian yang berusaha untuk memusatkan perhatian dan penelitian suatu pemecahan masalah yang ada dengan jalan mengumpulkan, menyusun, mencatat, dan menganalisa data serta mencari pemecahan masalah.
2. LANDASAN TEORI DAN OBJEK PENELITIAN
1.Menurut Tata Sutabri, (2012:67) Analisis adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka.
2.Menurut Robbins Coulter, (1999:229) Mendefinisikan Analisis SWOT adalah suatu analisis organisasi yang menggunakan, kekuatan, kelemahan, kesempatan serta ancaman dari lingkungan.
3.Menurut George R Terry,Pengolahan data adalah Serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan.
4. Data merupakan Dokumen-dokumen yang berupa angka-angka maupun karakter-karakter yang tidak memiliki arti, yang perlu diolah sehingga menjadi informasi.
Karyawan dari kata dasar “karya” berarti pekerja, sering kali disebut pabrik atau kantor besar. Oleh pemerintah Orde Baru kata ini digunakan untuk menggantikan istilah buruh yang sejak 1965 ditabukan di Indonesia.Tentang karyawan. Karyawan yang baik adalah karyawan yang mampu memberikan kontribusi terhadap perusahaan tempat dia bekerja,tidak hanya terbatas pada tenaga tetapi juga pikiran, ide, improvement agar semua yang mereka kerjakan bias mendapatkan hasil yang maksimal baik dari segi kualitas,kuantitas dan efisiensi waktu.Karyawan pun terus berperan aktif dalam melakukan pekerjaan sehingga mampu memberikan keuntungan terhadap perusahaan.
2.2 Gambaran Umum Objek Penelitian
PT.Bukit Asam ( Persero ), Tbk atau PT.BA ini didirikan pada tanggal 2 Maret 1981, berdasarkan Peraturan Pemerintah RI, No.42 Tahun 1980. Badan Usaha Milik Negara yang berada dibawah pembinaan Menteri Negara Pendayagunaan BUMN ini berkantor pusat di Tanjung Enim Sumatra Selatan.Kegiatan penambangan batu bara di Tanjung Enim sebenarnya sudah dimulai sejak tahun 1919 di bawah pemerintahan Belanda, dan pada tahun 1942 pengolahannya di tangani oleh pemerintah Jepang dan sempat kembali ke Pemerintah Belanda sebelum kemudian di ambil alih oleh Pemerintah RI pada awal kemerdekaan tahun 1945.
Sejak tahun 1945 sampai dengan beridirinya PTBA, Lembaga Pemerintahan yang membawahi pertambangan batubara Tanjung Enim telah mengalami beberapa kali perubahan nama berturut – turut yaitu : Direktorat Pertambangan, Biro Urusan Tambang Batubara ( PN.TABA ) dan kemudian menjadi Perum Tambang Batubara.
Pada tahun 1990 Pemerintah Perum Tambang Batubara ke dalam PTBA melalui Peraturan Pemerintah No. 56 dengan demikian PTBA juga bertugas mengelola Tambang Ombilin dan Perjanjian Kerjasama Pengusaha Pertambangan Batubara (PKP2B). Pada tahun 1990 (PKP2B) diambil alih oleh Pemerintah dengan keputusan Presiden RI No.75 tahun 1996,disampingitu PTBA ditugaskan mempelopori dan memasyarakatkan penggunaanbatubara. Pada tahun 1966 PTBA membentuk anak perusahaan yaitu PT. Tambang Batubara Bukit Kendi yang berkantor di Tanjung Enim. Pada 1990 Pemerintah menetapkan penggabungan Perum Tambang Batubara dengan Perseroan.Sesuai dengan program pengembangan ketahanan energi nasional , pada tahun 1993 Pemerintah menugaskan Perseroan untuk mengembangkan usaha briket batu bara. Kemudian pada 23 Desember 2002 Perseroan mencatatkan diri sebagai perusahaan Publik di Bursa Efek Indonesia dengan kode “PTBA”.
Struktur Organisasi PT Bukit Asam Cabang Dermaga Kertapati Palembang.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berikut ini penulis akan menjelaskan mengenai hasil analisis yang berupa tampilan dari Aplikasi Ellipse Explorer. Ellipse Explorer adalah aplikasi siap pakai yang telah di desain khusus untuk mengolah data karyawan yang menggunakan system computer berbasis desktop, yang digunakan PT Bukit Asam Cabang Dermaga Kertapati Palembang.
3.1 Tampilan Form Menu Ellipse Login
Tampilan menu login user,dimana didalamnya terdapat User name, password, district, posision, ok, cancel. Form menu login merupakan halaman login dari aplikasi Ellipse Explorer milik PT Bukit Asam, dimana tamplan ini terdapat menu login user.
Tampilan spesialis SDM
.form kedua dari form login dimana spesialis sdm ini memiliki satu Listbox yang berfungsi untuk masuk ke desain input data karyawan, rekapitulasi gaji,dan absen. Listbox form diatas harus diisi sesuai kode pengimput data,kode untuk masuk ke input data karyawan,laporan rekapitulasi gaji, dan absen ini hanya dimiliki oleh admin yang berada dipusat dan operator PT Bukit Asam Cabang Kertapati Palembang.
Tampilan mainetain employee care menu
Form Maintain Employee Care Menu,digunakan untuk masuk ke data karyawan dengan memilih modify an Employee yang akan mengantar operator ke input data karyawan,
Modify employee care details
modify employee care details memiliki delapan link yaitu : Name, Residential Address, Postal Address, Phone, Primary Resource, General, Photo, SSN/SIN yang digunakan untuk memasukan seluruh data karyawan yang ada,setelah data karyawan diisi dengan lengkap maka operator akan menyimpan data karyawan dengan meng klik button save. Data karyawan yang sudah diinput dan disimpan akan dikirim ke admin yang berada dipusat secara otomatis pengiriman.
open employee absen
penginputan dan absen dengan mengisi id karyawan yang akan di cetak sebagai data absen tiap bulan, absensi yang telah dicetak dan di input akan dikirim ke admin pusat sebagai laporan absen karyawan PT Bukit Asam Cabang Dermaga Kertapati Palembang
Create Employee Payroll Transactions
Gambar di atas menjelaskan tentang balasan yang di beri admin pusat untuk operator sdm PT Bukit Asam Cabang Dermaga Kertapati Palembang. Setelah operator menerima balasan dari maka operator akan memasuki gaji lembur karyawan kedalam rekapitulasi gaji lembur karyawan.
3.2 analisis sistem
PT Bukit Asam (persero) Tbk Unit Dermaga Kertapati Palembang dalam mengolah data karyawan yang telah dikirim dari Tanjung Enim ke Unit Dermaga Kertapati, data yang dikelola untuk dijadikan sebagai bahan laporan dilakukan secara komputerisasi dengan menggunakan aplikasi Ellipse eksplorer, adapun yang mendukung proses komputerisasi dalam mengolah data karyawan adalah sebagai berikut :
1. Hardware (perangkat keras) Hardware terdiri dari tiga bagian yaitu, input device, processing device dan output device. PT Bukit Asam (persero) tbk Unit Dermaga Kertapati Palembang telah memiliki dua buah personal komputer lengkap dengan perangkat keras dengan komponen-komponen sebagai berikut :
a. Processor Intel Pentium Dual Care
b. Hardisk 150 GB
c. Memory(RAM) 512 GB
d. Monitor LCD
e. Mouse
f. Keyboard
g. Printer
2. Software (perangkat Lunak)
Untuk memproses data karyawan pada PT Bukit Asam (persero) Tbk Unit Dermaga Kertapati yang telah dilakukan secara komputerisasi, adapun software (perangkat lunak) yang biasa digunakan dalam mengolah data karyawan adalah sebagai berikut:
a. Windows XP Proffesional sebagai system operasi.
b. Aplikasi Ellipse Eksplorer, bahasa pemrograman yang digunakan dalam aplikasi ini adalah bahasa pemrograman Java.
3. Brainware (pengguna)
PT Bukit Asam (persero) Tbk Unit Dermaga Kertapati Palembang pada bagian humas terdapat dua orang user yang bertugas untuk mengelola data karyawan yang telah dilakukan secara komputerisasi dengan menggunakan aplikasi Ellipse eksplorer.
3.3 Analisis SWOT Pada PT.Bukit Asam (persero) Tbk Dermaga Kertapati Palembang
Pada PT Bukit Asam (Persero) Tbk Dermaga Batubara Kertapati Palembang merupakan salah satu metode untuk menggambarkan dan mengevaluasi suatu masalah yang berdasarkan faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar) yaitu Strengths, weakness, opportunities, threats. Metode ini paling sering digunakan dalam metode evaluasi bisnis untuk mencari strategi yang akan dilakukan. Analisis SWOT hanya mengambarkan situasi yang terjadi bukan sebagai pemecah masalah . Yang saya lakukan untuk mengetahui kekuatan sistem pada PT Bukit Asam (persero) Tbk Dermaga Batubara Batubara Kertapati Palembang yaitu mengunakan Analisis SWOT yang terdiri dari empat faktor, yaitu
1.Strengths(kekuatan)
1. Dalam hal ini tidak perlu takut data karyawan telah
2. Tersimpan akan hilang, karena data yang di input operator telah tersimpan di admin.
3. Menghemat waktu pada proses pendataan karyawan.
4. Operator dapat menguasai system yang ada.
5. Fasilitas komputer sangat mendukung.
6. Kemudahan dalam penyimpanan data seluruh karyawan.
2. Weakness(kelemahan)
1. Operator tidak diberikan hak untuk mengedit data karyawan apabila terjadi kesalahan sehingga memperlambat dalam pembuatan laporan data karyawan.
2. Keterbatasan Memory atau Ram yang secara serius dapat menghambat kinerja efektif perusahaan.
3. System masih menggunakan aplikasi yang belum terkoneksi ke internet, sehingga belum maksimal untuk digunakan di tempat yang terpisah.
4. Operator hanya terdapat 2 orang sehingga, jika salah seorang tidak hadir, maka dapat memperlambat pendataan karyawan.
5. Aplikasi Ellipse adalah aplikasi visual yang berjalan di atas system operasi windows, tidak bisa untuk system operasi lainya.
3. Opportunity (peluang)
1. Dalam hal ini semua data karyawan langsung bisa dimasukan ke dalam sistem, sehingga operator tidak perlu lg membuat catatan ke dalam buku.
2. Rencana kebijakan perusahaan untuk pengembangan karyawan sudah ada.
3. Dapat memacu semangat karyawan untuk lebih memaksimalkan pekerjaannya dibagiannya masing masing.
Threat(ancaman)
4. Perubahan teknologi dapat menjadi ancaman perusahaaan.
6. Apabila operator lupa password maka program tersebut tidak dapat dijalankan.
7. Keterlambatan informasi akan menghambat pengaksesan data ke pusat.
3.4 Usulan Perbaikan Sistem
Setelah melakukan analisis di atas, kemudian dilakukan perbandingan antara factor internal yang meliputi strength dan weakness dengan factor luar opportunities dan threat. Setelah itu kita bisa melakukan strategi alternatif untuk dilaksanakan. Strategi yang di pilih merupakan strategi yang paling menguntunghkan dengan resiko ancaman yang paling kecil. Dengan mengetahui kelebihan (strength dan opportunity) dan kelemahan kita (weakness dan threat), maka perusahaan melakukan perbaikan. Mungkin salah satu strateginya dengan meningkatkan strengh dan opportunity atau melakukan strategi yang lain yaitu mengurangi weakness dan threat. Contohnya:
1. Agar pengguna sistem ini memberikan pengamananan seperti password guna menghindari gangguan dari pihak lain.
8. Tenaga penguna aplikasi di tambah agar tidak menjadi hambatan jika pengguna yang biasa menjalankan tidak hadir.
9. Lebih efektif dan efisien lagi bila perusahaan tersebut menambah kapasitas handwidth dan menggunakan perangkat keras (hardware) seperti RAM (random acces memory) dengan kapasitas lebih besar.
4. KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan dari analisis yang telah dilakukan dan sudah diuraikan dalam laporan yang berbentuk tugas akhir tentang analisis pengolahan data karyawan dengan menggunakan aplikasi Ellipse explorer pada PT Bukit Asam Cabang Dermaga Kertapati Palembang,maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Pengolahan data karyawan yang ada pada PT.Bukit Asam Cabang Dermaga Kertapati Palembang menggunakan aplikasi Ellipse Explorer ini sudah baik, karena dengan menggunakan aplikasi ini pengolahan data karyawan dapat dengan cepat dan akurat.
2. Perangkat lunak aplikasi Ellipse Explorer sudah mempunyai system keamanan yang cukup baik karena mempunyai password sendiri sendiri.
3. Pengembangan aplikasi Ellipse Explorer sudah cukup baik, sehingga hasil yang ditetapkan sudah sesuai dengan kebutuhan.
4.1 Saran
Sebagai masukan penulis menyampaikan saran yang mungkin berguna bagi PT Bukit Asam Cabang Dermaga Kertapati Palembang khususnya bagi pengguna aplikasi, adapun saran saran yang penulis sampaikan yaitu :
1. Dengan bertambahnya pengguna jaringan internet maka sudah seharusnya PT Bukit Asam Cabang Dermaga Kertapati Palembang, menambahkan kecepatan koneksi jaringan seperti menambah kapasitas Ram dan Hard Disk.
10. Pada system data karyawan ini memerlukan koneksi jaringan interner tersendiri, supaya pengiriman laporan tidak terlambat.
11. Bagi pembaca, penulis mengharapkan tugas akhir ini dapat menjadi wawasan dibidang komputer.
DAFTAR RUJUKAN
Lisma Puspita.2010.Modul Pengantar Basis DataDengan MySQL.Palembang:UBD.
Sutarbi.2012.analisis sistem informasi, ANDI,Yogyakarta
http://id.wikipedia.org/wiki/analisis,diakses,13 Desember 2012
http://id.wikipedia.org/wiki/karyawan,diakses,13Desember2013
http://carapedia.com/pengertian_definisi.htmldiakses,5Februari2013
http://hanihohoy.com/2012/definisis swot diakses,5februari2013